अपरिहार्य परिस्थिति में यदि किसी पत्र में हस्ताक्षर आवश्यक हों तो भी डाक से नहीं भेजना है। ऐसे में डिजिटल हस्ताक्षर से मेल पर पत्र भेजना होगा। अब तक कई जगह प्रिंट निकाल कर हस्ताक्षर कर उसे स्कैन करके मेल किया जा रहा था, इस प्रथा को भी अब बंद कर दिया गया है।
इस ऑनलाइन ऑफिस से कागज एवं प्रिंटर की बचत होगी। इससे हार्ड कॉपी की जरूरत भी नहीं होगी। डाक के जरिए होने वाले यात्रा भत्ते की भी बचत होगी। ई ऑफिस सॉफ्टवेयर में ई-डाक के लिए हर विभाग में अलग से व्यवस्था की गई है।
मुख्यमंत्री डॉ. मोहन यादव ने जनवरी 2025 को समत्व भवन मुख्यमंत्री निवास से ई-ऑफिस क्रियान्वयन प्रणाली का शुभारंभ किया था। मुख्यमंत्री ने आशा व्यक्त की थी कि आम जनता को इस व्यवस्था से राहत प्राप्त होगी। विभिन्न विभागों द्वारा समस्त नस्तियों को ई-आफिस के माध्यम से संचालित किए जाने का निर्णय लिया गया है।
इससे विभागों के कार्य प्रचलित नस्तियों के स्थान पर ई-ऑफिस के माध्यम से होंगे। इसके लिए विभागों के अधिकारियों और कर्मचारियों को प्रशिक्षित भी किया गया। इधर, मुख्य सचिव कार्यालय में ई-आफिस के माध्यम से कार्य संचालित किया जा रहा है। इस कार्य की प्रगति की मुख्य सचिव स्तर पर साप्ताहिक समीक्षा भी की जाती है।
राज्य शासन के समस्त विभागीय एवं अंतर विभागीय स्तर पर सामान्य पत्राचार अब मेल के जरिए होंगे। अवकाश आवेदन एवं अनुमोदन यदि मेल पर नहीं लिया गया तो वेतन काट लिया जाएगा।
यात्रा तथा भ्रमण कार्यक्रम आवेदन तथा अनुमोदन, वेतन पत्रक, कर कटौती, फार्म 16 व संबंधित जानकारी समितियों के गठन की सूचना, बैठकों की सूचना एवं कार्रवाई विवरण के प्रारूप पर अभिमत अथवा प्रारूप का आंतरिक अनुमोदन, नागरिकों की ओर से प्राप्त आवेदन अथवा सूचना एवं शिकायतों का निराकरण, सार्वजनिक, शासकीय कार्यक्रमों की सूचना तथा आमंत्रण, निविदा प्रक्रिया के दौरान प्री बिड क्लेरिफिकेशन्स, डेट एक्सटेंशन के आवेदन प्राप्त करना और जिला, संभागों, अन्य अधीनस्थ कार्यालयों से सामान्य जानकारियां निर्धारित प्रारूपों में प्राप्त करना भी ऑनलाइन होगा।
इसके अलावा, महत्वपूर्ण विभागीय, कार्यालयीन आदेश एवं परिपत्र, स्थानांतरण, पदोन्नति, प्रतिनियुक्ति, संविलियन आदि के लिए आवेदन तथा आदेश, बैठकों का कार्रवाई विवरण जारी करना, बजट आवंटन आदेश तथा गोपनीय, संवेदनशील मामलों एवं उनसे संबंधित संवाद तथा सूचनाओं की पुष्टि, डिजिटल हस्ताक्षर या भौतिक हस्ताक्षर से करना जरूरी होगा।
